¿Llevar la contabilidad se te hace cuesta arriba? Si eres autónomo, freelance o tienes tu propia empresa, te tocará llevar a cabo las labores contables y, si no tienes conocimientos básicos sobre el tema, esto puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza. Pero, ¡no tires la toalla! En este post te ofrecemos un primer acercamiento a la contabilidad básica: gracias ella podrás seguir ampliando conocimientos, pero lo más importante es que comprenderás la utilidad y la importancia de esta área para crecer desde el punto de vista financiero.
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¿Qué es la contabilidad?
Todo empresario, de pequeña o gran empresa, directivo o emprendedor, debe adquirir conocimientos sobre contabilidad. No es necesario ser el encargado de llevarla al día: aunque un contable haga ese trabajo por ti, es vital que domines los conceptos básicos que te permitan conocer tu empresa a nivel financiero.
La contabilidad es una disciplina económica que tiene como objetivo registrar de forma cronológica los gastos, ingresos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.
Gracias a ella se obtiene información de confianza sobre la actividad económica de un negocio y de los resultados obtenidos en un periodo de tiempo concreto. La contabilidad básica también se encarga de estudiar y analizar todas las transacciones financieras de la empresa, no sólo de recopilar información.
Las normas básicas de contabilidad que deben aplicar todas las empresas españolas se recogen en el Plan General de Contabilidad (PGC). Se debe aplicar a todas las empresas españolas, ya sea que tengan actividad en el mercado interno como en mercados extranjeros. Este plan fija los procedimientos y métodos a seguir para registrar la actividad económica empresarial.
Por lo tanto, y a modo de resumen, podemos decir que la contabilidad es el conjunto de procedimientos estandarizados que todas las empresas siguen con el fin de conocer de forma ordenada su actividad económica en el día a día.
¿Por qué es importante la contabilidad?
La información es la clave para planificar el futuro de un modo más o menos seguro, en este sentido, la importancia de la contabilidad es:
- Permite tener el control sobre lo que se gasta y se ingresa a un negocio.
- Permite tener una radiografía general de la empresa para poder tomar decisiones fundamentadas.
- Permite anticiparse a posibles situaciones difíciles.
- Permite mostrar una buena imagen sobre el estado del negocio.
Puede que al comienzo de una actividad te resulte innecesario el gasto que implica llevar la contabilidad, pero en la medida en que conozcas más a fondo la disciplina, entenderás que es una de las bases fundamentales de todo negocio.
Objetivos de la contabilidad
El objetivo esencial de la contabilidad tiene que ver con mejorar la gestión de los recursos que existen en una empresa, por ejemplo, los económicos, los humanos, los materiales, etc. En resumen, los objetivos que persigue la contabilidad son:
- Permitir un sistema contable ordenado
- Tener el control de los movimientos financieros
- Brindar información certera y oportuna
- Facilitar la consulta de cualquier movimiento financiero
- Llevar a cabo estimaciones de predicción
¿Para qué sirve la contabilidad?
El objetivo principal de la contabilidad es saber cómo va una empresa. De un solo vistazo permite comprobar el estado financiero del negocio y valorar las expectativas de futuro. Por lo tanto, la contabilidad básica te permitirá conocer la situación económico-financiera real de tu empresa.
Sabrás si tu empresa está ganando o perdiendo dinero, en qué se ha invertido (ya sea a corto o largo plazo) y si has incurrido en deudas (con quién y por cuánto dinero).
Además, de cara al exterior, la contabilidad sirve para proporcionar información relevante a los accionistas (si los hubiese), pero también a los bancos y a Hacienda.
Conceptos básicos sobre contabilidad
Seguramente te has preguntado: ¿Cuáles son los conocimientos esenciales para la contabilidad? Para resolver tu duda, aquí tienes unos conceptos básicos.
- Balance de situación o balance general. Es el informe en el que se refleja la situación financiera y económica de una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Incluye la información sobre el patrimonio neto, el activo y el pasivo.
- Registro de operaciones. Un negocio o empresa debe registrar todas las operaciones que lleve a cabo para tener siempre disponible esa información. Las operaciones se anotan en el Libro Diario y el Libro Mayor. Se desglosan las cuentas en dos partidas: el debe y el haber.
- Balance de comprobación de sumas y saldos. Es un balance trimestral (también puede hacerse mes a mes) en el que se plasma el debe y el haber de las diferentes cuentas y su correspondiente saldo.
- Ciclo contable. Se trata de todas las operaciones que realiza la empresa durante un ejercicio económico. El ejercicio económico suele durar un año; empieza el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre.
- Cuenta de pérdidas y ganancias. Es el documento contable que permite conocer el resultado económico del ejercicio. Ofrece un resumen de todos los gastos y los ingresos que genera tu empresa durante el ejercicio. Sustrayendo los gastos de los ingresos se puede determinar si el resultado del ejercicio se determina en beneficios o pérdidas.
Además de estos conceptos, no está de más tener presentes los que tienen que ver con el funcionamiento de una cuenta. Las cuentas son cada uno de los apartados en los que se registran cada uno de los sucesos económicos que se dan en la empresa. Para ordenarlas está el cuadro de cuentas que contiene grupos y subgrupos asociados con diferentes números.
Si, por ejemplo, quieres averiguar el beneficio o pérdida de tu empresa deberás calcular la diferencia entre el grupo 7, Ventas, y el grupo 6, Compras y Gastos. Si necesitas saber lo que te deben los clientes, acudirás al subgrupo 43 Clientes; que se encuentra en el grupo 4 Acreedores y deudores.
Conceptos relacionados con las cuentas
- Debe y haber. Todas las cuentas tienen dos zonas diferenciadas en las que anotar los movimientos que se producen. Son el deber y el haber.
- Cargo y abono. Todas las cuentas pueden incrementar o disminuir el saldo en función de las operaciones realizadas. Estos aumentos o disminuciones se llaman cargo y abono. Cargar en una cuenta quiere decir registrar una operación en el debe; abonar, por el contrario, implica registrarla en el haber.
- Principio de partida doble. Es el principio que permite equilibrar el balance y comprobar que el registro de las operaciones se realiza bien. Toda operación contable (en contabilidad llamado asiento) afecta a dos o más cuentas por lo tanto, la suma de los importes en el debe será igual que la suma de los importes en el haber.
- Saldo de una cuenta. Es la diferencia que existe entre la sumas del debe y las del haber. Cuando la diferencia es cero entonces la cuenta está saldada; es una cuenta cerrada.
¿Quién está obligado a llevar la contabilidad?
En España, están obligadas a llevar la contabilidad los diversos tipos de sociedades mercantiles:
- Sociedad limitada
- Sociedad anónima
- Sociedad laboral
- Sociedad cooperativa
Recuerda que una sociedad mercantil es la unión de una o varias personas físicas o jurídicas que tienen el objetivo común de obtener beneficios (no necesariamente económicos) mediante el ejercicio de alguna actividad.
Los trabajadores autónomos no están obligados a llevar contabilidad aunque sí deben tener registradas de forma permanente sus ingresos (facturas emitidas) y sus gastos (facturas recibidas) como mínimo.
Cuando existe la obligación de llevar contabilidad, cumplirla es de vital importancia. No es solo que una empresa que no tiene gestionados sus ingresos y gastos lo tenga muy complicado para tomar decisiones es que, además, incumplir esta obligación puede acarrear sanciones. Según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, no presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, dará lugar a la imposición de una multa de entre 1 200 y 60 000 euros. Si el volumen de facturación de la entidad incumplidora supera los 6 millones de euros anuales, la multa puede llegar hasta los 300 000 euros. Por tanto, incumplir la obligación puede llegar a salir muy caro.
¿En qué te beneficia aprender sobre contabilidad?
Aunque no te encargues personalmente de llevar la contabilidad de una empresa, o estás exento de hacerlo por ser un profesional autónomo, no está de más aprender contabilidad básica. La razón es sencilla, estudiar contabilidad mejora tu empleabilidad.
Adquirir las destrezas y habilidades necesarias para entender y llevar al día la contabilidad de una empresa mejora tu capacidad para encontrar un empleo mejor del que ya tienes. No obstante, ser contable es una profesión cualificada. Nunca se sabe lo que te deparará el futuro, y el conocimiento es una de esas inversiones a largo plazo que no debes dejar pasar.
En el caso de Pepe Promedio, ponerse al día con algunos conceptos básicos sobre contabilidad le ha ayudado también en la gestión de su patrimonio personal.
Después de leer este artículo ya tienes una idea más clara sobre contabilidad básica, su importancia y lo útil que puede llegar a ser entenderla y estudiarla. Tanto si eres empresario, autónomo o tienes una situación laboral incierta, el conocimiento de esta materia puede abrirte las puertas de un nuevo ámbito laboral.
Si quieres continuar formándote, ¡adelante! Desde aquí te animamos a que lo hagas consultando esta guía gratuita sobre economía doméstica, que te permitirá aplicar los conceptos en las reuniones contables de la oficina, pero también para ayudarte en tus finanzas personales. Cuanto más conocimiento financiero obtengas, más cerca estarás de lograr tu libertad financiera, como hicieron Pepe Promedio y su familia.Y si necesitas un poco de ayuda extra para gestionar tus recursos económicos, nos tienes a tu disposición.
