¿Quién no se ha equivocado alguna vez al emitir una factura? ¿Tienes claro qué tienes que hacer cuando esto ocurre? ¿Puedes anular la factura errónea? Si no tienes claro cómo subsanar esta incidencia y/o te preguntas qué es eso de factura rectificativa o factura de abono, sigue leyendo y te lo aclaramos.
El proceso para modificar una factura que contiene un error no es complicado ni complejo, pero como siempre, tratándose de un documento oficial, hay que ser escrupulosos con los requisitos para que Hacienda no nos llame a filas.
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¿Qué es una factura de abono o rectificativa? ¿Es lo mismo?
Una factura rectificativa es una factura que modifica, ampliando o eliminando algún dato de una factura original que ha sido emitida previamente. Así, si emites una factura y detectas que hay algún tipo de error, la forma de subsanarlo será emitiendo una nueva factura que modifique la primera.
Desde que entró en vigor el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) se entiende que una factura de abono es igual a una factura rectificativa, no existiendo diferencias entre ambas.
¿Cuándo debe emitirse una factura rectificativa?
Los motivos para emitir una factura de abono son cualquiera de los siguientes:
- Ausencia o error de alguno de los requisitos formales obligatorios que establece el Reglamento de facturación.
- Fallo en el cálculo del importe a facturar (por un error en la retención del IRPF practicada o porque el precio o la cantidad del producto o servicio no era el correcto).
- Tipo de IVA o cuota mal calculados.
También se puede emitir una factura rectificativa para recuperar el IVA de una factura que no hemos podido cobrar, pero en estos casos la ley exige que se cumplan una de estas dos condiciones:
- Que el cliente haya sido declarado en concurso.
- Que haya trascurrido 1 año desde el devengo del IVA siempre que se haya reclamado el cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial. En el caso de las pymes y autónomos el periodo se reduce a 6 meses.
Cómo emitir una factura rectificativa
Debes emitir una factura de abono en cuanto te des cuenta del error en la factura original y siempre dentro de los cuatro años posteriores a su devengo.
Los requisitos para emitir una factura rectificativa son:
- Contener todos los requisitos formales de una factura normal en cuanto a identificación del emisor, del cliente, desglose de cantidades, cuota de IVA, etc. Si no recuerdas estos requisitos puedes consultar los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación.
- Identificación de que se trata de una factura rectificativa.
- Datos identificativos de la factura que modifica.
- Numeración diferente a las facturas ordinarias.
Como hemos comentado los motivos para emitir una factura rectificativa pueden ser varios, en función de lo que queramos modificar.
Imagina que emites una factura con un error en los datos identificativos del cliente. En cuanto identifiques dicho error deberás emitir y enviar al cliente una factura rectificativa donde se indiquen los datos de la original y se hayan subsanado los errores de información. En este caso, la factura que tendrá validez será la rectificativa.
Ahora veamos el ejemplo de que existe un error en el precio aplicado a un producto en las cantidades vendidas. Al igual que en el caso anterior, la forma correcta de subsanar el error es emitir una nueva factura de abono, en este caso tienes dos opciones.
- Realizar una factura rectificativa por la diferencia entre el precio real y al que se vendió.
- Realizar una factura por el importe correcto.
Lo vemos con un ejemplo para que quede más claro.
Pepe, S.L. factura 6 latas de pintura a 5,50 euros cada una. Tras enviar la factura al cliente, se da cuenta que el precio real era 6,50. A la hora de emitir la factura de abono podrá:
- Realizar una factura de 6 latas por 1 euro (diferencia entre 5,50 y 6,50 €). En este caso el cliente debe tener en cuenta que la facturación correcta es la factura original más la factura rectificativa, es decir, la segunda completa a la primera.
- Realizar una factura de 6 latas por 6,50 euros (precio real). Ahora, esta nueva factura sustituye a la original.
En ambos casos la factura de abono debe hacer referencia a la original y cumplir los requisitos que hemos citado anteriormente.
Conclusión
Debes ser riguroso con la emisión de tus facturas rectificativas y en ningún caso utilizarlas para anular una factura y emitir días después otra por la misma operación.
Hacienda te puede pedir cuentas sobre los motivos de emitir tus facturas de abono así que cuando las emitas deben ser por un motivo real, de peso y que tenga justificación económica.
