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Libro de actas: qué es y cómo manejarlo

Si estás pensando en emprender y fundar una sociedad mercantil, debes saber que es obligatorio tener un libro de actas. En este documento se registran todas las decisiones importantes que tienen que ver con el funcionamiento de la empresa. Por tanto, es imprescindible saber cómo hacerlo y mantenerlo. 

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¿Qué es el libro de actas?

A pesar de que su contenido no versa de manera directa sobre datos contables, el libro de actas forma parte del conjunto de libros contables obligatorios para las sociedades mercantiles.

Contiene las actas de todas las reuniones que la sociedad mercantil ha tenido desde que se constituyó. Su principal objetivo, por tanto, es registrar todas las decisiones que se han ido tomando en las juntas generales y extraordinarias que la sociedad haya celebrado.

Legalización del libro de actas

Debe legalizarse cada año, independientemente del tipo de sociedad del que se trate. Para ello, hay que presentarlo en el Registro Mercantil correspondiente según donde esté el domicilio de la sociedad

Hasta el cambio legislativo de 2013 había que presentar el libro en formato físico en el Registro Mercantil antes de empezar a trabajar en él para que sus hojas fueran selladas. Luego debía presentarse una vez cumplimentado antes de que transcurrieran cuatro meses desde que la sociedad cerrara su ejercicio social; por lo general, antes del 30 de abril si el cierre se hace el 31 de diciembre.

Hoy en día el plazo de presentación sigue siendo el mismo, pero es obligatorio que el trámite se haga de forma digital. Legalia, el programa que utiliza el Registro Mercantil, permite subir los documentos en diferentes formatos. Se consigue así que la tramitación sea mucho más rápida y sencilla.

Presentación telemática del libro de actas

Legalia permite adjuntar documentos en algunos de los formatos digitales más comunes, como PDF, Word o Excel. Toda la información queda contenida en un formato ZIP generado por el propio Legalia, y es este archivo el que luego se sube al Portal de Registradores.

Para poder llevar a cabo la presentación a través de medios telemáticos, es necesario contar con un certificado reconocido (firma digital) que permita acceder a la plataforma.

Tras efectuar la presentación, se descarga de forma automática un archivo en formato XML que acredita la operación realizada. No obstante, el interesado siempre puede acceder al registro histórico de presentaciones y visualizar todas las que ha llevado a cabo.

¿Qué contiene el libro de actas?

El libro se empieza con la diligencia de apertura, a continuación se incluyen las actas y, por último, se hace la diligencia de cierre.

Recoge todos los acuerdos tomados en las juntas, con los datos relativos a la convocatoria y la constitución del órgano, los asuntos debatidos y las intervenciones que hayan solicitado constar en el libro de actas. Además, se expresarán los acuerdos alcanzados y los resultados de las votaciones. 

Estructura de las actas

Cada una de las actas que conforman el libro deben tener una información concreta que se corresponde con los siguientes puntos:

  • Lugar y fecha de la celebración de la reunión, además de la forma en que ha sido convocada.
  • El orden del día, o lo que es lo mismo, los puntos que se van a tratar a lo largo de la junta convocada.
  • El número de participantes que han asistido, así como los representantes de los socios que no están presentes.
  • Un resumen que contenga los asuntos debatidos.
  • Los acuerdos alcanzados.
  • Cuál ha sido el resultado de las votaciones.
  • La aprobación del acta.

Para considerar que un acta sea válida debe, además, estar firmada por el presidente de la asamblea y el secretario. Si ninguno de los dos puede estar presente en la reunión, la firma quedará a cargo del revisor fiscal.

¿Cómo se debe redactar el libro de actas?

Como el resto de libros de la sociedad, este debe cumplir con los requisitos legales que aparecen en el Código de Comercio:

  • Las actas deben escribirse con claridad y deben estar colocadas por orden de fechas.
  • No pueden contener espacios en blanco, raspaduras o interpolaciones.
  • Si hay omisiones o errores, deben salvarse.
  • Quedan excluidos los símbolos y abreviaturas, a excepción de los definidos por la normativa mercantil.
  • Se deben conservar durante 6 años, aunque la actividad haya cesado o el empresario haya fallecido. En este último caso, los herederos deberán custodiarlos. En el caso de que la sociedad se haya liquidado, los liquidadores custodiarán el libro de actas durante el tiempo estipulado por la ley. 

Diligencia de cierre

Para dar por concluido el libro de actas se hace una diligencia en la que se hace constar el número de páginas que tiene, el número de actas firmadas y selladas, la fecha de apertura y de cierre del libro. Por último, el documento es firmado por el presidente.

Para conocer todos los detalles sobre el libro de actas y las obligaciones con respecto a él para los empresarios, no dudes en consultar con tu asesor financiero. El experto podrá resolver todas las dudas que tengas al respecto. Contar con la ayuda de especialistas siempre es interesante cuando se van a realizar operaciones complejas o sobre las que no se tienen muchos conocimientos, como a la hora de gestionar las finanzas particulares

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