Cualquier empresario o autónomo tiene una tarea extra, además de su propia actividad económica, llevar al día las facturas. Si eres trabajador por cuenta propia o tienes tu propio negocio, puedes contar con los servicios de un gestor que esté pendiente de los impuestos, las declaraciones de la renta, etc. Sin embargo, las facturas corren de tu parte. La buena noticia es que la era digital inunda las redes de herramientas que pueden facilitarte mucho la vida. Por ejemplo, ¿sabes que puedes hacer y gestionar facturas online? En este artículo te contamos cómo y por qué deberías beneficiarte de utilizarlas.
Qué es una factura
Como las otras, las facturas online son un documento comercial que recoge la información pertinente sobre la venta de un producto o la prestación de un servicio. Este documento deja constancia de la transacción, pero también es una prueba física de que se ha realizado correctamente dicho intercambio entre la parte que da el servicio o vende el producto y la parte que lo adquiere. Es una prueba legal que además demuestra que la operación es válida y que cumple con los correspondientes impuestos.
En resumidas cuentas, una factura es un documento que recoge toda la información necesaria de la actividad comercial entre un proveedor y una empresa. Como autónomo o empresario debes emitir facturas para exigir el pago por un servicio prestado; pero no solo eso, estás obligado a hacerlo. Además, es bastante conveniente hacerlo ya que es un justificante que puede servirte como garantía ante cualquier problema con tus clientes.
Por otro lado, una factura es un justificante fiscal que directamente le indica a Hacienda qué ingresos tienes y qué gastos soportas —incluidos los impuestos como el IVA—. Todas las facturas deben llevarse al día para la correcta contabilidad de la empresa o actividad por cuenta propia.
Cómo hacer una factura online
Una factura online tiene las mismas características detalladas en el epígrafe anterior, con una única diferencia: no se emiten en papel, sino de forma digital. Para ello, puedes usar un generador de facturas online. En internet puedes encontrar muchas herramientas para ello que permiten generar facturas online que cumplen todos los requisitos legales y, además, gratis.
La gran mayoría de generadores de facturas en red se basan en un formulario que puedes personalizar fácilmente. Te permite incluir tu logo, el número de factura, los datos de facturación tuyos y de tu cliente, los detalles de los productos o servicios a facturar y los impuestos. Una vez completo el formulario se puede descargar la factura en pdf. ¡Y estará lista para enviársela a tu cliente!
Además de estos servicios gratuitos, hay empresas digitales que venden programas o servicios Premium de facturación online. Estas herramientas de pago pueden servirte si tu volumen de facturación es elevado y necesitas gestionar muchas facturas.
Ventajas de emitir facturas online
- Utilizar un generador de facturas online tiene bastantes ventajas:
- Ahorras en papel y en gastos de envío por correo postal.
- Evitas los errores humanos, como por ejemplo poner mal la fecha, el número de factura, cálculos de los porcentajes de impuestos, etc.
- Eliminas los archivos en los que almacenarlas —recuerda que las facturas hay que guardarlas un tiempo—, guardar todo en la nube no ocupa espacio físico.
- Te aseguras de acelerar el proceso de tramitación, incluido el cobro de la factura online.
- Se reconocerá tu transparencia, pues con este tipo de facturas se contribuye a la disminución del fraude fiscal.
¿Sabías que la Administración pública obliga desde 2015 a todos los autónomos y empresas que les presten servicios a emitir facturas online? Tanto si trabajas con la Administración, como si lo haces con empresas privadas, consulta con tu asesor la conveniencia de emitir tus facturas online.
