Si eres empresario o autónomo sabes que tarde o temprano tendrás que emitir una factura. Hay muchas formas de hacerlas. Una de las más socorridas es hacer facturas en Excel. En este artículo te contamos cómo puedes usar una hoja de cálculo para completar una plantilla de factura que te permita generar las siguientes de modo automático.
Contenido
Qué es una factura
Una factura es un documento mercantil que recoge la información relacionada con la venta de bienes o la prestación de servicios. Las empresas y autónomos deben emitir una por cada trabajo realizado. Las facturas deben tener unos datos concretos, algunos tan importantes como el número de factura y la fecha.
Para que con estos datos no haya incidencia alguna, lo mejor es asegurarte que la numeración será correlativa; un programa informático que te ayude a generar un registro puede ser una gran ayuda. Pero si todavía no has pensado en invertir en un software o en otras opciones online que te ayude con las facturas, una buena opción es Excel.
Una plantilla para tus facturas en Excel
La plantilla de facturas en Excel será de gran ayuda cada vez que tengas que emitir una. Este programa te permite crear una plantilla con la que solo tendrás que rellenar los datos de cada cliente y los productos o servicios a facturar y despreocuparte de todo lo demás. Con la plantilla hecha a tu medida, esta se encargará de calcular de un modo sencillo los descuentos, impuestos, retenciones, etc.
Eso sí, para crear una plantilla de facturas en Excel debes tener ciertos conocimientos de la herramienta de Microsoft. A parte del diseño —que se verá en el documento final que obtengas de la plantilla— tendrás que incluir fórmulas. Son necesarias para que se completen de forma automática los cálculos necesarios para generar una factura nueva.
Descarga gratuitamente aquí las plantillas de facturas en Excel de Pepe Promedio: podrás personalizarla con todos los datos necesarios, insertando tu logo, los productos o servicios a facturar y mucho más.
Descarga aquí la plantilla para preparar facturas en Excel:
Descarga aquí la plantilla para preparar facturas con retención en Excel:
Qué debe contener la plantilla para facturas en Excel
El primer paso es pensar y crear el diseño, la forma que tendrá la factura. En este punto, cada empresario o autónomo puede seguir los criterios que estime más oportunos, teniendo en cuenta que debe incluir ciertos conceptos obligatorios.
Uno de ellos, por obvio que pueda parecer, es el indicativo de que el documento es, en efecto, una factura. Puede ser el encabezado del documento y debería incluir el logo. Para incluir esto en el libro de Excel podemos usar un cuadro de texto. También es importante incorporar tus datos como empresa o autónomo; que puedes recuadrar a la izquierda del documento, usando también la herramienta de incluir texto.
Más abajo debes añadir una tabla para detallar los conceptos que se facturan y el importe de cada uno. En esta tabla se pueden incluir los descuentos o retenciones. Esto se hace con la herramienta de insertar funciones. Para ello, con la celda seleccionada, haz clic en el icono fx de la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo que se abrirá, selecciona la función que necesites y el texto que debe aparecer.
De este modo, tendríamos la plantilla lista para poder hacer las próximas facturas de modo automático. Ten en cuenta que debe tener algunos campos rellenables:
- Nº de factura.
- Fecha de emisión del documento.
- Fecha de vencimiento.
- Datos del cliente: razón social; CIF, NIF o el número de identidad correspondiente si es de otro país; y dirección de facturación.
- Detalle de los servicios o artículos facturados.
- Base imponible, IVA, IRPF si procede e importe total.
Otra opción es buscar plantillas que ya estén listas. Se pueden descargar de algunas páginas en internet —en la página de plantillas de Microsoft, por ejemplo— o, incluso, utilizar las propias plantillas que tiene Excel. Si quieres explorar esta opción, haz clic en Archivo > Nuevo y en la parte superior del panel central encontrarás un buscador de plantillas en línea. Escribe «facturas» y pulsa Enter. Aparecerán en pantalla varias opciones. Más arriba te hemos dejado los links a nuestras plantillas, listas para descargar y personalizar de manera totalmente gratuita.
Una vez que las hayas explorado y encuentres la que más te convenga, bastará con hacer clic en el botón Crear para que se descargue en tu ordenador. Cuando tengas una versión en local, puedes modificarla con tus datos de empresa y ponerla a tu gusto. Después, estarás preparado para crear la primera de tus muchas facturas en Excel.
Recuerda que también puedes buscar plantillas en otras webs. Si necesitas ayuda, acude a tu asesor financiero. Tendrá para ti un abanico de opciones y se asegurará de que no olvides los detalles importantes.
