Gastos fiscalmente deducibles para autónomo en estimación directa. ¿Qué te puedes desgravar?

A las puertas de la campaña de la renta, uno de los temas que mayores quebraderos de cabeza causa a los autónomos es el de la fiscalidad. Aunque hayas delegado este aspecto de tu negocio a un asesor o gestor profesional, igualmente debes conocer qué gastos puedes y no puedes deducirte.

Además, en 2018 entraron en vigor ciertas novedades que te benefician en cuanto a gastos de suministro y manutención (las conocidas dietas) que ya están empezando a aplicarse.

Por otro lado, hay determinadas diferencias si estás acogido a la modalidad simplificada (la más habitual) o a la modalidad normal.

Requisitos para que un gasto sea deducible

Hacienda considera que, para que un gasto sea deducible, debe cumplir tres criterios:

• Debe ser un gasto vinculado a la actividad económica. Es decir, como autónomo, debes poder justificar que el gasto lo has realizado en el desempeño de tu actividad profesional. Es el gasto más polémico, pues muchas veces esta justificación es muy difícil y Hacienda cada vez es más exigente en este sentido.
• Debe justificarse mediante una factura, factura simplificada o recibo siempre que aparezcan todos tus datos fiscales y los del vendedor del producto o servicio.
• Debe registrarse en el libro de gastos e inversiones para el caso de que Hacienda solicite dicho libro en la realización de una inspección.

Relación de gastos deducibles en el IRPF

Los gastos más habituales que podrás deducir se dividen en varias categorías:

• Consumo de productos o servicios: todo aquello que necesites comprar para realizar tu actividad. Un ejemplo podría ser material de oficina, materias primas o soportes publicitarios, libros o revistas profesionales o incluso asistencia a eventos relacionados con la actividad profesional.
• Alquileres: no sólo del local comercial, también si posees un vehículo bajo la modalidad de renting, o si tienes que alquilar algún otro servicio mensualmente, como electricidad, agua, telefonía y otros gastos de oficina. Cuidado si trabajas en casa, pues no podrás justificar que el gasto es al 100% para tu actividad profesional. Hablaremos de este concepto en el próximo capítulo. Se consideran también las cuotas de asociaciones empresariales, por ejemplo.
• Cotización como autónomo y a la mutua. Esta última se puede deducir hasta el 50%.
• Servicios de otros profesionales: si externalizas parte de tu trabajo hacia otro profesional autónomo, la factura que le pagas por su servicio también es un gasto deducible.
• Salarios de tus trabajadores: en caso de que tengas alguno contratado. Los profesionales autónomos pueden realizar la contratación de trabajadores igual que una empresa, porque jurídicamente a los efectos funcionan como una (empresa unitaria, de una sola persona).
• Costes asociados a tus trabajadores: la cotización a la seguridad social de los mismos, al igual que la formación, indemnizaciones, seguros y otros beneficios que les quieras aportar.
• Gastos financieros: aquellos que tendrías si por ejemplo has pedido un préstamo por el que estás pagando un interés, o si tienes un cargo por aplazar una deuda o por pagar con retraso las cuotas del préstamo.
• Otros gastos deducibles de difícil justificación: la reforma fiscal ha introducido una novedad en este sentido. Consiste en establecer un tope de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada para aquellos cubrir aquellos gastos que no se pueden justificar.
• Provisiones: en el caso de tributar con estimación directa normal podrás desgravar las facturas que no hayas cobrado o los gastos incurridos en los casos en los que tus clientes te hayan realizado alguna devolución.

Gastos deducibles en la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo

En octubre de 2017 se aprobó una Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo que incluyó dos interesantes novedades:

• Dietas o gastos de manutención: podrás deducirte una cantidad por comer y dormir fuera de casa durante tu actividad, siempre que realices estos gastos en establecimientos de restauración y hostelería fuera de tu municipio, dispongas de la factura y los pagues con tarjeta de crédito. En concreto, 26,67 euros diarios si solo se trata de comida y 53,34 si se incluye el alojamiento. Estas cantidades se incrementan cuando el gasto se produce en el extranjero.
• Suministros domésticos: si trabajas desde casa puedes deducirte el 30% de tus suministros de luz, agua, y otros de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad.

Gastos deducibles “especiales”: local, vehículo, teléfono móvil, viajes, dietas, vestuario.

En ocasiones te habrás encontrado con gastos que te generan dudas, porque para ti está claro que forman parte de tu actividad, pero por los que Hacienda es cada vez más exigente, ¿verdad? Veamos cuáles son:

• Teléfono móvil: solo puedes deducirte este gasto si tienes dos líneas diferenciadas.
• Vehículo particular: Hacienda solo te permitirá deducirte estos gastos en el IRPF si te dedicas a actividades relacionadas con el transporte de viajeros o mercancías o a actividades comerciales. En otros casos, no te los podrás deducir en el IRPF, y solo el 50% en el IVA.
• Local: si es específico para la actividad, como una oficina o una tienda no presenta ningún problema. En caso de establecer el local u oficina en tu vivienda debes notificarlo, especificando el porcentaje del espacio dedicado a la actividad, que habitualmente es entre un 15% y un 50%. Se menciona anteriormente, los gastos de suministros se desgravarán en ese porcentaje.
• Vestuario: puedes considerar que necesitas ropa “formal” para trabajar, y que en caso de no tener esta profesión no la comprarías, pero es un gasto difícilmente justificable. Solo las prendas de vestir compradas en establecimientos profesionales (como los uniformes o ropa de protección) son desgravables.  

Gastos deducibles sin factura

En la presentación del IRPF podrás desgravarte una serie de gastos de los que habitualmente no tienes factura, así que no necesitas presentarlas:

• Cuota de autónomos
• Pólizas de seguros
• Gastos bancarios
• Impuestos y tasas
• Salarios y seguros sociales, si tienes trabajadores contratados
• Gastos de contratos mercantiles

Gastos fiscalmente no deducibles

Por último, también existen una serie de gastos que de ninguna manera podrás deducirte:

• Multas de ningún tipo
• Donaciones
• El IVA que pagas en la declaración de IVA
• Pérdidas procedentes del juego
• Gastos derivados de operaciones con entidades residente en paraísos fiscales

Como ves, el listado de posibilidades es grande, aunque habitualmente la mayor parte de tus gastos provendrán del transporte, los suministros, las dietas y los productos o servicios que compres o alquiles. En todo caso, si aprendes a deducir todos los gastos que permite la ley, podrás pagar menos IRPF sin incurrir en irregularidades.