Inscribir a alguien como miembro de una sociedad: ¿debe ser autónomo?

¿Vas a crear una persona jurídica? Si tienes un proyecto con otros emprendedores y ha llegado la hora de ponerlo en marcha, el siguiente paso es crear una sociedad mercantil. Es entonces cuando surge la pregunta del millón. ¿Es necesario que al inscribir a alguien como miembro de una sociedad esa persona sea autónomo? 

En este artículo queremos solucionar esta duda, para que sepas exactamente cuándo estás o no obligado a darte de alta en el RETA, el régimen especial de trabajadores autónomos. Eso sí, lo primero que debes hacer es establecer cuál será tu desempeño en la futura empresa. Solo así podrás conocer si debes darte de alta como autónomo o no.

Cuáles son los trámites para la puesta en marcha de una sociedad

Al comenzar una actividad empresarial, deberás completar varios trámites para poner en marcha tu empresa:

• Darte de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.
• Pagar el impuesto sobre Actividades Económicas.
• Darte de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA).
• Dar de alta a los socios y administradores en el régimen de la Seguridad Social que corresponda.
• Obtener y legalizar el libro de visitas.
• Legalizar el Libro de actas, el Libro de registro de socios, el Libro-registro de acciones nominativas y el Libro de registro de contratos entre el socio único y la sociedad.
• Legalizar el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
• Obtener el certificado electrónico.
• En función de la actividad, puede ser necesario obtener la licencia de actividad e inscribirse en un organismo o registro oficial.
• Si contratas trabajadores, deberás darlos de alta, así como registrar  los contratos, comunicar la apertura del centro de trabajo y obtener el calendario laboral. 

A. Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social

En el caso de los socios y administradores de una sociedad, deberán darse de alta como autónomos solo en algunos casos y dependiendo del tipo de sociedad y cargo. Veamos cómo:

Empecemos con las sociedades de responsabilidad limitada, sociedades limitadas de formación sucesiva, sociedades anónimas, sociedades limitadas nueva empresa, sociedades de garantía recíproca, entidades de capital-riesgo y agrupaciones de interés económico:

Deberán darse de alta como autónomos los administradores o consejeros si:

• Poseen una cuarta parte o más del capital y su función es la de director o gerente con retribución.
• No tienen más de una cuarta parte del capital pero el 50% está en manos de su cónyuge o de parientes de hasta 2º grado con los que comparte domicilio y es el director o gerente.
• No es director o gerente pero tiene más de la tercera parte del capital.
• Tiene más del 50% del capital.
• El 50% del capital social es del cónyuge o de parientes de hasta 2º grado con los que comparte domicilio.

B. Condición del trabajador como socio

La Seguridad Social considera que el trabajador de la empresa es socio si controla la sociedad o si se cumple alguna de las siguientes circunstancias:

• Que por lo menos la mitad del capital social de la empresa en la que trabaja se distribuya entre los socios, aquellos con los que conviva y con los que esté vinculado por ser cónyuges o parientes (ya se a por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado).
• Que controle una tercera parte o más del capital social. 
• Que controle una cuarta parte o más del capital social si además también forma parte de la gerencia y dirección.
• En caso de que no se dé ninguna de las circunstancias anteriores, puede la Administración aportar pruebas que indiquen que el trabajador controla de forma efectiva la sociedad.

C. Obligaciones con la Seguridad Social

Debe ser la empresa la que se responsabilice de:

• Realizar el alta, la baja y las posibles variaciones de los datos de las personas que trabajan en la sociedad.
• Dar el alta de socios, consejeros y administradores en los Códigos de Cuenta de Cotización específicos para los perfiles mencionados; y en cada caso, incluirlos en el Régimen General u otro que corresponda en cada caso.
• Realizar el pago de cuotas.

En el caso del RETA (régimen especial de trabajadores autónomos) son los socios, consejeros y administradores los que deben encargarse de:

• Completar las solicitudes de alta, baja y cambio de datos.
• Pagar las cuotas correspondientes.

Trámites de alta como autónomo societario

Una vez que has determinado que debes darte de alta como autónomo societario, hay que completar el proceso. Es más que recomendable que lo gestione tu asesoría, pero conviene que sepas cuál es el proceso.

1. Lo primero es rellenar la solicitud, el modelo TA 0521-5, que sirve para dar altas, bajas y variación de datos en el RETA. Deben completarlo los socios, familiares de estos y los miembros de órganos de administración de sociedades mercantiles.
2. Lo segundo es presentar en una oficina de la Seguridad Social, el modelo junto con los siguientes documentos:
   1. Modelo 036
   2. Fotocopia del DNI
   3. Original y copia de la constitución de la sociedad 

¿Cobrar en nómina o con factura?

Si eres autónomo societario debes emitir una factura para cobrar por tu trabajo. Sin embargo, no ha sido así siempre. Hasta hace unos años, este tipo de autónomo, socio y trabajador de una empresa, podía cobrar un salario.

Un nuevo párrafo en el artículo 27.1 de la Ley del IRPF establece que los autónomos que desempeñen su actividad independiente y profesional en la empresa deben emitir una factura para cobrar. Pero ¿qué hace que se considere que los rendimientos del trabajo provienen de una actividad independiente?

• Que el autónomo utilice sus propios recursos materiales y personales para desarrollar su actividad.
• Que no esté subordinado a la estructura organizativa de la empresa y tenga libertad a la hora de llevar a cabo su actividad laboral.
• Si el autónomo asume los aciertos y fracasos y efectivamente recaen en él y no en la sociedad.
• Si mantiene una relación contractual con los clientes; sin embargo, esta no es razón determinante. 

Inscribir a alguien como miembro de una sociedad, el caso de la SL

La Sociedad Limitada (SL) es la forma jurídica más escogida por los emprendedores para poner en marcha  un negocio. La regla general nos dice que en una SL debe haber, como mínimo, un autónomo. Porque el administrador debe ser necesariamente un autónomo societario.

Esto no quiere decir que todos los socios deban reunir esta condición. Basta con que el administrador lo sea. En el caso de Pepe Promedio, en su empresa él es el socio administrador y está dado de alta en el RETA. El resto de socios, no lo están, ya que no realizan ningún trabajo en el negocio, se limitan a aportar capital.

Además, hay que tener en cuenta que la cuota de cotización a la Seguridad Social del autónomo societario no es igual que la de un autónomo “normal”. Siempre es más elevada. No obstante, ya se reconoce a estos profesionales el acceso a la tarifa plana.

Como hemos visto, si comienzas tu aventura profesional como emprendedor, deberás inscribirte como autónomo en los supuestos descritos y tener claros todos los trámites a realizar, los impuestos a asumir y las gestiones necesarias para que el proyecto funcione con normalidad. Para inscribir a alguien como miembro de una sociedad, te recomendamos que acudas a una asesoría profesional que te ayude a realizar toda la gestión porque, aunque toda esta parte administrativa es importante, quita tiempo y seguro que hay otras tareas que te motivan más. Por ejemplo, centrarte en la parte financiera. Algo que te resultará más sencillo si cuentas con un poco de ayuda.